特定技能外国人を受け入れる会社は、外国人の生活や仕事を支える「支援」を行う必要があります。この支援は、登録支援機関に委託することができます。
この記事は、次のような会社に向けて書いています。
・初めて特定技能外国人を受け入れるので、登録支援機関を探している
・今の登録支援機関に不安があり、変更を考えている
この記事の結論
・登録支援機関は、委託料の金額だけでなく「誰が担当し、入管の手続まで対応できるか」で選ぶことが大切です。
・初めての会社は、採用候補者が決まった段階から相談すると、在留資格の申請と支援の準備を同時に進められます。
・今の登録支援機関からは、契約の途中でも変更できます。会社は変更から14日以内に入管へ届出をします。
登録支援機関に委託すると、何を任せられるのか
登録支援機関に委託できるのは、特定技能外国人への支援です。
たとえば、入国前の事前ガイダンス、住居の確保の手伝い、生活オリエンテーション、3か月に1回の定期面談、相談への対応などです。
支援を委託しても、入管への届出の義務は受入れ会社に残ります。
随時届出や年1回の定期届出は、会社が行うものです。支援を任せたあとも、会社として手続を続けていく必要があります。
登録支援機関を選ぶときに見てほしい4つのこと
初めて探す場合も、変更先を探す場合も、次の4点を確認してください。
① 誰が担当するのか
担当者が決まっていて、途中で何度も変わらないか。会社からの連絡に、誰が答えてくれるのか。
② 会社への報告があるか
定期面談の結果や、本人からの相談内容を、会社にどのように報告してもらえるか。
③ 入管の手続まで対応できるか
特定技能では、在留資格の申請、随時届出、年1回の定期届出、在留期間の更新と、入管への手続が続きます。
入管に提出する書類を報酬を得て作成できるのは、行政書士などに限られます。書類の作成を誰が行うのかも確認しておきます。
④ 支援の範囲を超える相談にも対応できるか
転職、退職、家族の呼び寄せ、特定技能2号への移行など、支援の範囲を超える相談が出てきたときに、続けて対応してもらえるか。
委託料の考え方については、登録支援機関を料金だけで決める前に確認したいことで説明しています。
委託費だけでなく、人材の定着や会社の売上への影響まで含めて、どの方法が自社に合っているかを判断する必要があります。
フジ行政書士事務所に委託した場合
フジ行政書士事務所は、ビザ申請を主な業務とする行政書士事務所であり、登録支援機関でもあります。上の4つの点について、次のように対応しています。
担当は代表の行政書士です
窓口は代表の行政書士が務めます。担当者が変わることはなく、会社からのご連絡にも同じ担当者がお答えします。
面談の結果は会社にご報告します
定期面談や本人からの相談の内容は、会社にご報告します。「何をしてもらっているか分からない」という状態にはしません。
在留資格の申請から支援まで、同じ窓口で進めます
在留資格の申請、随時届出、定期届出、在留期間の更新まで、行政書士として書類を作成します。申請の窓口と支援の窓口が分かれないため、同じ情報を何度もお伝えいただく必要がありません。
支援の範囲を超える相談にもそのまま対応します
転職や退職、特定技能2号への移行、家族の在留資格など、支援の範囲を超える相談も、在留資格の手続として続けてお受けします。
初めての受け入れも、今の登録支援機関からの変更も
まずは会社の状況をお聞かせください。
ご相談から支援開始までの流れ
初めて委託する場合
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採用が決まってから在留資格を確認すると、「その仕事では特定技能で働けない」と後から分かることがあります。採用候補者が決まった段階でご相談ください。
採用前に会社側で確認しておきたいことは、特定技能外国人を採用する会社が最初に確認すべきことにまとめています。
今の登録支援機関から変更する場合
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今の支援委託契約書、支援計画書、外国人本人の在留カードの写しがあると、話が早く進みます。
会社の担当者と外国人本人に、同じ窓口から手続と支援をご説明します
登録支援機関の変更を考えている会社へ
次のうち2つ以上当てはまるなら、今の支援体制を一度見直す時期かもしれません。
□ 外国人本人が「相談しにくい」と言っている
□ 定期面談の結果が会社に報告されていない
□ 更新申請のたびに、同じ書類や情報を何度も求められる
□ 担当者が頻繁に変わる、連絡がつきにくい
□ 委託料に対して、何をしてもらっているのか説明できない
変更をためらう理由として多いのが、「手間が増える」「本人が不安になる」「今の登録支援機関ともめる」の3つです。
手間が増える？
会社がすることは、新しい登録支援機関との契約と、入管への届出です。
本人が不安になる？
新しい相談先と連絡方法を説明すれば、大きな混乱にはなりません。
今の登録支援機関ともめる？
契約書の解約条項に従って申し出れば問題ありません。
在留期間の更新の直前に変更すると、書類をそろえ直す必要が出てきます。更新時期から逆算して、早めに動くのが安全です。
全部を依頼しなくても構いません
次のような形でのご相談もお受けしています。
・支援を委託するか、自社で行うかの相談だけ
・在留資格の申請だけ
・今の登録支援機関のまま、変更の手続と届出だけ
・複数いる外国人のうち、1人の手続だけ
委託するかどうかは、状況を整理してから決めていただいて構いません。
登録支援機関についてよくある質問
Q. 採用する人が決まる前でも相談できますか？
はい、できます。受け入れを検討している段階からご相談いただけます。採用候補者が決まったら、その方が特定技能で働けるかを確認します。
Q. 登録支援機関を途中で変更できますか？
はい、できます。契約の定めに従って今の契約を終了し、新しい登録支援機関と契約します。会社は変更から14日以内に入管へ届出をします。
Q. 外国人が複数いる場合、変更の届出は全員分必要ですか？
はい、必要です。支援計画は外国人ごとに作るため、支援計画の変更の届出も一人ずつ行います。
Q. 在留資格の申請だけを依頼して、支援は別の登録支援機関に頼めますか？
はい、できます。在留資格の申請だけ、届出だけといったご依頼もお受けしています。
まずは会社の状況をお聞かせください
初めての受け入れでも、今の登録支援機関からの変更でも、在留資格の手続と支援の準備を同じ時期に進める必要があります。
「何から始めればいいか分からない」という段階からご相談いただけます。
フジ行政書士事務所
大阪府箕面市
